Trong các quan hệ dân sự, kinh doanh việc giao nhận giấy tờ, tài liệu diễn ra thường xuyên: bàn giao hồ sơ vay tiền, giao hồ sơ dự thầu, bàn giao chứng từ kế toán, giao hợp đồng, gửi thông báo chấm dứt hợp đồng, bàn giao hồ sơ nhà đất, hồ sơ thừa kế… Tuy nhiên, không ít trường hợp phát sinh tranh chấp chỉ vì không chứng minh được việc đã giao, đã nhận, đã giao những gì, giao vào thời điểm nào.
Để hạn chế rủi ro pháp lý, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đã lựa chọn lập vi bằng giao nhận giấy tờ, tài liệu thông qua Thừa phát lại như một phương thức tạo lập nguồn chứng cứ khách quan, hợp pháp và có giá trị sử dụng lâu dài.
Nếu bạn đang là cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp đang chuẩn bị giao dịch có giao nhận giấy tờ, tài liệu thì việc chủ động sử dụng dịch vụ lập vi bằng của Văn phòng Thừa phát lại Mekong trong các giao dịch sẽ góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.
1. Vi bằng giao nhận giấy tờ, tài liệu là gì?
Theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP, “Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”. Trong trường hợp giao nhận giấy tờ, tài liệu, Thừa phát lại sẽ:
- Trực tiếp chứng kiến việc giao – nhận;
- Ghi nhận đầy đủ thời gian, địa điểm;
- Xác định rõ bên giao, bên nhận;
- Mô tả chi tiết số lượng, tên gọi, tình trạng tài liệu;
- Có thể kèm theo hình ảnh, video ghi nhận thực tế.
Vi bằng sau khi lập sẽ được đăng ký tại Sở Tư pháp theo quy định, đảm bảo tính hợp pháp và giá trị sử dụng làm nguồn chứng cứ để giải quyết tranh chấp khi cần thiết.
2. Giá trị pháp lý của vi bằng?
Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, “Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác”. Vì vậy, vi bằng có giá trị vì:
- Do người có chức danh tư pháp (Thừa phát lại) lập;
- Ghi nhận sự kiện thực tế khách quan;
- Được đăng ký tại Sở tư pháp;
- Được Tòa án xem xét khi giải quyết tranh chấp.
3. Vì sao cần lập vi bằng khi giao nhận giấy tờ, tài liệu?
Rủi ro thường gặp
- Một bên phủ nhận việc đã nhận giấy tờ, tài liệu;
- Tranh cãi về nội dung tài liệu đã giao;
- Bị cho rằng giấy tờ, tài liệu không đầy đủ;
- Cố tình trì hoãn nghĩa vụ do cho rằng “chưa nhận được giấy tờ”.
Chỉ một sơ suất nhỏ trong khâu giao nhận có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt trong các lĩnh vực như bất động sản, vay tài sản, đấu thầu, kế toán – thuế, quan hệ lao động,….
Công dụng của vi bằng
- Xác lập chứng cứ khách quan;
- Ngăn ngừa hành vi chối bỏ trách nhiệm;
- Tạo lợi thế khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án;
- Tăng tính ràng buộc và nghiêm túc giữa các bên.
Vi bằng không thay thế công chứng, chứng thực nhưng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc.
4. Những trường hợp nên lập vi bằng giao nhận giấy tờ
✔ Giao nhận giấy tờ vay tiền, thanh lý nợ: ghi nhận việc bàn giao giấy vay, biên nhận tiền, chứng từ thanh toán để tránh tranh cãi về việc đã hoàn tất nghĩa vụ;
✔ Giao nhận hợp đồng, phụ lục hợp đồng;
✔ Giao nhận hồ sơ nhà đất: bàn giao sổ đỏ, giấy tờ chuyển nhượng, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ xây dựng… nhằm phòng ngừa tranh chấp về trách nhiệm pháp lý sau này;
✔ Gửi thông báo nhưng lo ngại bên kia không hợp tác: khi bên nhận không ký xác nhận, né tránh, từ chối nhận hồ sơ – Thừa phát lại có thể lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận hoặc việc từ chối nhận.
5. Nội dung vi bằng giao nhận giấy tờ bao gồm những gì?
Một vi bằng giao nhận tài liệu thường ghi nhận:
- Thời gian, địa điểm lập vi bằng;
- Sự kiện, hành vi Thừa phát trực tiếp chứng kiến;
- Thông tin các bên tham gia giao nhận;
- Mô tả chi tiết từng loại giấy tờ, số lượng bản;
- Tình trạng tài liệu tại thời điểm giao;
- Hành vi ký nhận hoặc từ chối nhận;
- Hình ảnh, tài liệu kèm theo (nếu có).
Tính chi tiết, khách quan và trung thực là yếu tố cốt lõi giúp vi bằng có giá trị pháp lý.
6. Lợi ích khi lập vi bằng sớm
Chủ động nắm chứng cứ
Giảm rủi ro bị phủ nhận
Tăng thế chủ động khi thương lượng
Hạn chế tranh chấp kéo dài
Giảm thiệt hại tài chính
Tăng khả năng bảo vệ quyền lợi tại Tòa án hoặc khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền
Lập vi bằng là để phòng ngừa, giữ thế chủ động và bảo vệ mình trước khi quá muộn.
7. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong
Chi phí lập vi bằng không cố định cho mọi trường hợp, vì mỗi vụ việc có mức độ phức tạp khác nhau. Chi phí phụ thuộc vào:
- Nội dung sự kiện cần ghi nhận;
- Thời gian, địa điểm thực hiện;
- Phạm vi di chuyển;
- Mức độ phức tạp.
Trước khi tiến hành lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại Mekong sẽ trao đổi và tư vấn cụ thể giúp khách hàng hiểu rõ phạm vi công việc và mức chi phí dự kiến, từ đó chủ động quyết định việc thực hiện. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong chỉ từ 2.000.000 đồng/vi bằng (tùy từng trường hợp cụ thể).
8. Quy trình lập vi bằng
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Khách hàng trình bày nội dung cần lập vi bằng, thời gian, địa điểm, mục đích sử dụng.
Bước 2: Tư vấn pháp lý
Thừa phát lại đánh giá tính phù hợp, tư vấn để đảm bảo vi bằng được lập đúng quy định và có giá trị sử dụng.
Bước 3: Ký thỏa thuận dịch vụ
Thống nhất nội dung, chi phí, thời gian thực hiện.
Bước 4: Tiến hành lập vi bằng
Thừa phát lại trực tiếp ghi nhận sự kiện, hành vi, hiện trạng theo thực tế.
Bước 5: Hoàn tất và giao vi bằng
Vi bằng được hoàn thiện, đăng ký tại Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ theo quy định và giao cho người yêu cầu.
9. Vì sao nên chọn Thừa phát lại Mekong
Văn phòng Thừa phát lại Mekong là đơn vị hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật, chuyên cung cấp dịch vụ lập vi bằng và các dịch vụ pháp lý liên quan cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Cam kết dịch vụ:
- Lập vi bằng đúng quy định – đúng thẩm quyền;
- Ghi nhận khách quan, trung thực, rõ ràng;
- Hình ảnh, video đầy đủ, chi tiết;
- Tư vấn kỹ trước khi lập để tránh sai mục đích;
- Có mặt nhanh theo yêu cầu;
- Hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ, cuối tuần;
- Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.
Liên hệ Văn phòng Thừa phát lại Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:
Trụ sở: A31 đường Số 02, Phú Nhơn, Châu Thành, thành phố Cần Thơ
Hotline: 0918 625 040
Email: contact@thuaphatlaimekong.com
Website: thuaphatlaimekong.com
Văn phòng Thừa phát lại Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời.