1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn của việc lập vi bằng ghi nhận việc chờ đợi tại Văn phòng công chứng

Thực trạng phát sinh tranh chấp liên quan đến thời gian chờ công chứng

Hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập, thực hiện và bảo đảm an toàn pháp lý cho nhiều giao dịch dân sự như:

• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
• Tặng cho tài sản;
• Thế chấp;
• Ủy quyền;
• Thỏa thuận phân chia di sản;
• Các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định pháp luật.

Trên thực tế, không ít trường hợp người dân, doanh nghiệp hoặc các bên tham gia giao dịch phải chờ đợi trong thời gian dài tại Văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục.

Việc chờ đợi này đôi khi phát sinh những hệ quả pháp lý hoặc tranh chấp liên quan đến:

• Xác định bên nào đến trước;
• Xác định thời điểm nộp hồ sơ;
• Xác định việc có mặt hay không có mặt của một bên;
• Chứng minh thiện chí thực hiện giao dịch;
• Chứng minh việc một bên cố tình trì hoãn hoặc không hợp tác;
• Ghi nhận việc từ chối tiếp nhận hồ sơ;
• Ghi nhận việc quá tải hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

Trong nhiều trường hợp, thời điểm xuất hiện tại Văn phòng công chứng có ý nghĩa rất quan trọng đối với quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

Khó khăn trong việc chứng minh sự kiện đã xảy ra

Khi phát sinh tranh chấp, các bên thường gặp khó khăn trong việc chứng minh:

• Mình đã có mặt tại Văn phòng công chứng;
• Đã chờ đợi trong khoảng thời gian bao lâu;
• Đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo thỏa thuận;
• Bên còn lại không xuất hiện hoặc không hợp tác;
• Hồ sơ đã được nộp nhưng chưa được tiếp nhận.

Thông thường, các chứng cứ như:

• Ảnh chụp cá nhân;
• Tin nhắn;
• Lời khai của người liên quan;

thường có giá trị chứng minh hạn chế hoặc dễ bị tranh cãi.

Chính vì vậy, việc lập vi bằng ghi nhận sự kiện chờ đợi tại Văn phòng công chứng có thể trở thành giải pháp hữu hiệu để lưu giữ chứng cứ khách quan.

Cơ sở pháp lý của việc lập vi bằng

Theo Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại:

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

Trong trường hợp phù hợp với quy định pháp luật, Thừa phát lại có thể ghi nhận:

• Việc một cá nhân có mặt tại địa điểm cụ thể;
• Thời điểm xuất hiện;
• Quá trình chờ đợi;
• Hành vi của các bên liên quan;
• Việc giao tiếp, trao đổi công khai;
• Việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ.

Vi bằng không thay thế văn bản công chứng và không xác nhận tính hợp pháp của giao dịch, nhưng có giá trị quan trọng trong việc ghi nhận sự kiện thực tế đã xảy ra.

2. Lợi ích và giá trị của việc lập vi bằng

Ghi nhận khách quan việc có mặt tại Văn phòng công chứng

Thừa phát lại trực tiếp ghi nhận:

• Thời gian xuất hiện;
• Địa điểm cụ thể;
• Người tham gia;
• Quá trình chờ đợi;
• Các sự kiện phát sinh trong thời gian chờ.

Điều này giúp hạn chế tranh cãi về việc:

• Có đến hay không đến;
• Đến đúng giờ hay không;
• Có thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận hay không.

Ghi nhận thời gian chờ đợi thực tế

Vi bằng có thể ghi nhận:

• Thời điểm bắt đầu chờ;
• Thời điểm kết thúc;
• Khoảng thời gian kéo dài;
• Các diễn biến trong quá trình chờ.

Đây là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp liên quan đến:

• Trách nhiệm thực hiện hợp đồng;
• Tiến độ giao dịch;
• Nghĩa vụ hợp tác giữa các bên.

Tạo nguồn chứng cứ hợp pháp

Vi bằng là nguồn chứng cứ theo quy định pháp luật tố tụng.

Có thể được sử dụng:

• Trong tranh chấp dân sự;
• Trong giải quyết hợp đồng;
• Trong hoạt động khiếu nại;
• Trong quá trình bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Giá trị của vi bằng được bảo đảm bởi:

• Sự chứng kiến trực tiếp của Thừa phát lại;
• Tính khách quan;
• Hình ảnh, video kèm theo;
• Việc đăng ký theo quy định pháp luật.

Chứng minh thiện chí của các bên

Nhiều trường hợp một bên bị cho rằng:

• Không đến ký hợp đồng;
• Không hợp tác;
• Từ chối thực hiện nghĩa vụ.

Vi bằng giúp chứng minh:

• Đã có mặt đúng thời gian;
• Đã chờ đợi hợp lý;
• Đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình.

Hạn chế tranh chấp và khiếu kiện

Khi các bên biết có sự ghi nhận khách quan của Thừa phát lại:

• Tính minh bạch được nâng cao;
• Hạn chế việc phủ nhận sự thật;
• Giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp.

3. Các trường hợp thường lập vi bằng ghi nhận việc chờ tại Văn phòng công chứng

Chờ ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

Ghi nhận:

• Bên mua đã có mặt;
• Bên bán đã có mặt hoặc không có mặt;
• Thời gian chờ đợi thực tế.

Chờ ký hợp đồng tặng cho tài sản

Ghi nhận:

• Thời điểm các bên xuất hiện;
• Việc thực hiện hoặc không thực hiện giao dịch.

Chờ công chứng văn bản thỏa thuận

Ví dụ:

• Thỏa thuận phân chia di sản;
• Văn bản khai nhận di sản;
• Văn bản ủy quyền.

Ghi nhận việc một bên không đến theo lịch hẹn

Trong nhiều giao dịch, các bên đã:

• Thống nhất thời gian;
• Thống nhất địa điểm công chứng.

Nhưng một bên không xuất hiện.

Vi bằng giúp ghi nhận khách quan sự kiện này.

Ghi nhận việc từ chối tiếp nhận hồ sơ

Trong trường hợp phù hợp pháp luật, Thừa phát lại có thể ghi nhận:

• Việc người yêu cầu nộp hồ sơ;
• Việc hồ sơ không được tiếp nhận;
• Các diễn biến thực tế xảy ra.

Ghi nhận việc kéo dài thời gian giải quyết

Ghi nhận:

• Thời gian chờ đợi;
• Tình trạng hồ sơ;
• Các trao đổi công khai liên quan đến việc giải quyết thủ tục.

4. Quy trình lập vi bằng ghi nhận việc chờ tại Văn phòng công chứng

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Người yêu cầu cung cấp:

• Thông tin cá nhân hoặc tổ chức;
• Thời gian dự kiến thực hiện;
• Địa điểm công chứng;
• Nội dung cần ghi nhận.

Bước 2: Tư vấn và đánh giá

Thừa phát lại:

• Kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu;
• Xác định phạm vi ghi nhận;
• Tư vấn phương án thực hiện phù hợp.

Bước 3: Tiến hành ghi nhận

Thừa phát lại trực tiếp:

• Có mặt tại địa điểm;
• Quan sát sự kiện;
• Ghi nhận thời gian;
• Chụp ảnh, quay video;
• Ghi nhận các diễn biến thực tế.

Bước 4: Soạn thảo vi bằng

Nội dung vi bằng thể hiện:

• Thời gian;
• Địa điểm;
• Người tham gia;
• Diễn biến sự kiện;
• Hình ảnh, video kèm theo.

Bước 5: Hoàn thiện và đăng ký

Vi bằng được:

• Ký tên;
• Đóng dấu;
• Đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

5. Vì sao nên chọn Thừa hành viên Mekong?

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong là đơn vị hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật, chuyên cung cấp dịch vụ lập vi bằng và các dịch vụ pháp lý liên quan cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Cam kết dịch vụ:

• Lập vi bằng đúng quy định – đúng thẩm quyền;
• Ghi nhận khách quan, trung thực, rõ ràng;
• Hình ảnh, video đầy đủ, chi tiết;
• Tư vấn kỹ trước khi lập để tránh sai mục đích;
• Có mặt nhanh theo yêu cầu;
• Hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ, cuối tuần;
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

6. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong

Chi phí lập vi bằng không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Giá trị giao dịch
• Địa điểm lập vi bằng (tại văn phòng hay tận nơi)
• Thời gian thực hiện (giờ hành chính hay ngoài giờ)
• Mức độ phức tạp của nội dung

Trước khi tiến hành lập vi bằng, Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong sẽ trao đổi và tư vấn cụ thể giúp khách hàng hiểu rõ phạm vi công việc và mức chi phí dự kiến, từ đó chủ động quyết định việc thực hiện. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong chỉ từ 2.000.000 đồng/vi bằng (tùy từng trường hợp cụ thể).

Liên hệ Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:

Trụ sở: A31 đường Số 02, Phú Nhơn, Châu Thành, thành phố Cần Thơ

Hotline: 0918 625 040

Email: contact@thuaphatlaimekong.com

Website: thuaphatlaimekong.com

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời