Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, có những việc nhìn qua tưởng chỉ là xử lý nội bộ, nhưng nếu làm vội lại có thể phát sinh một tranh chấp hoàn toàn khác.
Tình huống thường gặp là một nhân sự quản lý nghỉ việc đột ngột. Phòng làm việc còn khóa. Bên trong có máy tính của doanh nghiệp, hồ sơ khách hàng, tài liệu nội bộ, thiết bị làm việc và có thể còn có tài sản riêng của người lao động.
Doanh nghiệp cần lấy hồ sơ để tiếp tục công việc. Khi đó, câu hỏi thường được đặt ra rất nhanh: Doanh nghiệp có thể tự mở phòng hay không?
Vấn đề này không nên được nhìn nhận đơn giản theo hướng: phòng nằm trong trụ sở doanh nghiệp thì doanh nghiệp có toàn quyền xử lý. Điều cần xem xét là bên trong căn phòng đó đang có những gì, tài sản nào thuộc doanh nghiệp, tài sản nào thuộc cá nhân và dữ liệu nào có thể liên quan đến quyền riêng tư của người lao động.
Nếu doanh nghiệp tự mở phòng, di chuyển tài sản, truy cập máy tính hoặc kiểm tra dữ liệu mà không có cách thức ghi nhận rõ ràng, rủi ro phát sinh về sau là hoàn toàn có thể xảy ra.
Người lao động có thể cho rằng tài sản cá nhân bị thiếu. Doanh nghiệp có thể bị đặt vào tình thế phải giải thích vì sao máy tính đã được mở, hồ sơ đã bị di chuyển hoặc dữ liệu đã có thay đổi.
Lúc này, câu chuyện không còn đơn thuần là “có được mở phòng hay không”, mà chuyển sang một vấn đề khó hơn: Tại thời điểm mở phòng, bên trong thực tế có những gì và sau đó các tài sản, tài liệu đó đã được xử lý như thế nào?
Doanh nghiệp nên làm gì?
Nếu việc mở phòng là thực sự cần thiết để duy trì hoạt động, doanh nghiệp nên xử lý theo hướng có kiểm soát.
Trước hết, cần xác định rõ mục đích mở phòng: lấy hồ sơ phục vụ công việc, thu hồi tài sản của doanh nghiệp, kiểm kê hay bảo quản tài sản.
Tiếp đó, nên có người chứng kiến, lập danh mục tài sản, ghi nhận hiện trạng trước khi di chuyển đồ vật và hạn chế tối đa việc truy cập vào những dữ liệu không liên quan đến công việc.
Đối với máy tính, điện thoại, ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ, càng phải thận trọng. Việc doanh nghiệp sở hữu thiết bị không có nghĩa là có thể tùy ý tiếp cận mọi dữ liệu bên trong.
Trong những trường hợp có khả năng phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp, doanh nghiệp nên cân nhắc yêu cầu Thừa hành viên (trước đây gọi là Thừa phát lại) lập vi bằng để ghi nhận hiện trạng và quá trình mở phòng, kiểm kê, tiếp nhận tài sản.
Thừa hành viên có thể ghi nhận khách quan những gì trực tiếp chứng kiến, chẳng hạn tình trạng cửa và khóa trước khi mở, hiện trạng căn phòng, tài sản và thiết bị nhìn thấy, người tham gia, quá trình kiểm kê, việc đóng gói hoặc niêm phong tài sản.
Đó không chỉ là sự cẩn trọng trong quản trị mà còn là cách chủ động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp ngay từ khi tranh chấp chưa xảy ra.
Liên hệ Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:
Trụ sở: số 354 đường Võ Văn Kiệt, phường Bình Thủy, TP. Cần Thơ
Hotline: 0918 625 040
Email: contact@thuaphatlaimekong.com
Website: thuaphatlaimekong.com
Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời.