Có rất nhiều người khi nhắc đến doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến doanh thu, lợi nhuận, hợp đồng hay những con số trên báo cáo tài chính. Người ta dành nhiều thời gian để nói về chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường, quản trị nhân sự hay khả năng cạnh tranh. Tất cả đều rất quan trọng. Thế nhưng, sau nhiều năm hành nghề, chúng tôi nhận ra rằng có một yếu tố ít được nhắc đến hơn, nhưng lại có thể quyết định sự tồn tại của cả một doanh nghiệp. Đó là sự minh bạch trong quá trình đưa ra quyết định và khả năng chứng minh rằng mọi quyết định ấy được thực hiện đúng trình tự, đúng ý chí của những người có quyền quyết định.

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp hoạt động rất hiệu quả trong nhiều năm nhưng rồi lại rơi vào tranh chấp không phải vì làm ăn thua lỗ, mà vì những mâu thuẫn nội bộ. Có doanh nghiệp xảy ra tranh chấp giữa các thành viên góp vốn về tỷ lệ sở hữu. Có doanh nghiệp phát sinh mâu thuẫn giữa các cổ đông về việc thông qua nghị quyết. Có doanh nghiệp bị khiếu kiện vì cho rằng cuộc họp không được triệu tập đúng quy định, người tham dự không đầy đủ hoặc nội dung biểu quyết không phản ánh đúng ý chí của những người có quyền biểu quyết. Những tranh chấp ấy đôi khi kéo dài nhiều năm, làm đình trệ hoạt động sản xuất, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và gây thiệt hại rất lớn về kinh tế.

Điều đáng nói là phần lớn các doanh nghiệp khi mới thành lập đều dành nhiều thời gian để xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường, nhưng lại chưa thật sự quan tâm đến việc xây dựng một cơ chế quản trị minh bạch và lưu giữ đầy đủ chứng cứ cho những quyết định quan trọng của mình. Đến khi tranh chấp phát sinh, điều mà các bên phải mất rất nhiều thời gian để chứng minh không phải là doanh nghiệp đã kinh doanh ra sao, mà là cuộc họp hôm đó có thật sự diễn ra hay không, ai đã tham dự, ai đã phát biểu, nội dung thảo luận là gì và nghị quyết được thông qua theo cách nào.

Trong quá trình hành nghề, Văn phòng Thừa phát lại Mê Kông đã tiếp nhận nhiều yêu cầu từ các doanh nghiệp với những tình huống rất khác nhau. Có doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên. Có công ty trách nhiệm hữu hạn cần họp Hội đồng thành viên để quyết định việc tăng vốn điều lệ hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Có doanh nghiệp tổ chức buổi làm việc với đối tác nhằm giải quyết những bất đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cũng có những trường hợp các bên chuẩn bị ký kết những giao dịch có giá trị rất lớn và mong muốn toàn bộ quá trình trao đổi được ghi nhận một cách khách quan.

Chúng tôi vẫn nhớ một vị giám đốc đã ngoài năm mươi tuổi tìm đến Văn phòng vào một buổi sáng đầu tuần. Ông điều hành doanh nghiệp đã hơn hai mươi năm. Khi ngồi xuống, điều đầu tiên ông nói không phải là doanh nghiệp của mình đang có tranh chấp, mà là ông muốn ngăn ngừa tranh chấp trước khi nó xảy ra.

Ông chia sẻ rằng doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức một cuộc họp rất quan trọng giữa các thành viên góp vốn để quyết định phương án tái cấu trúc công ty. Cuộc họp sẽ liên quan đến việc phân chia quyền điều hành, chuyển nhượng một phần vốn góp và thay đổi chiến lược kinh doanh trong nhiều năm tới. Các thành viên đều là người thân trong gia đình hoặc những người đã đồng hành với doanh nghiệp từ những ngày đầu thành lập. Chính vì vậy, ông không muốn sau này bất kỳ ai cũng có thể cho rằng cuộc họp không minh bạch hoặc nội dung đã bị hiểu sai.

Ông nói với chúng tôi một câu mà đến nay chúng tôi vẫn còn nhớ rất rõ: “Điều tôi sợ không phải là hôm nay mọi người bất đồng quan điểm. Điều tôi sợ là vài năm nữa, khi quyền lợi thay đổi, người ta sẽ nhớ cuộc họp theo một cách khác.”

Câu nói ấy khiến chúng tôi suy nghĩ rất nhiều. Thực tế, ký ức của con người không phải lúc nào cũng giống nhau. Một cuộc họp kéo dài vài giờ đồng hồ, với hàng chục ý kiến được đưa ra, sau nhiều tháng hoặc nhiều năm, mỗi người có thể nhớ một chi tiết khác nhau. Có người nhớ rằng mình đã phản đối. Có người khẳng định mình chưa từng đồng ý. Có người cho rằng nội dung biểu quyết không đúng như biên bản. Khi đó, nếu không có những tài liệu khách quan để đối chiếu thì việc xác định sự thật sẽ trở nên vô cùng khó khăn.

Sau khi lắng nghe nhu cầu của doanh nghiệp, chúng tôi trao đổi về phạm vi ghi nhận của vi bằng trong trường hợp này. Điều doanh nghiệp mong muốn không phải là Thừa phát lại xác nhận nghị quyết của cuộc họp có đúng pháp luật hay không, cũng không phải xác nhận nội dung quyết định của doanh nghiệp là hợp lý hay không. Những vấn đề đó thuộc thẩm quyền xem xét của cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết. Điều doanh nghiệp cần là có một chủ thể độc lập, khách quan ghi nhận diễn biến thực tế của buổi họp: thời gian, địa điểm tổ chức, thành phần tham dự, trình tự cuộc họp, việc công bố tài liệu, quá trình thảo luận, biểu quyết và những sự kiện khách quan khác diễn ra trong suốt buổi làm việc.

Buổi họp hôm đó diễn ra trong nhiều giờ. Có lúc không khí rất cởi mở khi các thành viên cùng nhìn lại chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Có lúc lại trở nên căng thẳng khi các bên đưa ra những quan điểm khác nhau về định hướng phát triển trong tương lai. Điều đáng quý là dù có những ý kiến trái chiều, tất cả đều được trình bày trong tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Mỗi người đều có cơ hội phát biểu, giải thích quan điểm và lắng nghe ý kiến của người khác trước khi tiến hành biểu quyết.

Đối với chúng tôi, điều cần ghi nhận không phải là ai đúng, ai sai hay phương án nào tối ưu hơn. Điều quan trọng là phản ánh trung thực những gì đã diễn ra trong buổi họp. Ai có mặt, ai vắng mặt, những tài liệu nào được công bố, việc biểu quyết được thực hiện như thế nào, kết quả ra sao… Tất cả đều được ghi nhận một cách khách quan theo đúng phạm vi mà pháp luật cho phép.

Có người từng hỏi chúng tôi rằng: “Có vi bằng rồi thì sau này sẽ không còn tranh chấp nữa phải không?” Chúng tôi luôn trả lời rằng không có bất kỳ loại tài liệu nào có thể bảo đảm một doanh nghiệp sẽ không bao giờ xảy ra tranh chấp. Vi bằng cũng không thay thế biên bản họp, nghị quyết, điều lệ công ty hay các văn bản nội bộ khác. Giá trị của vi bằng nằm ở việc ghi nhận khách quan sự kiện, hành vi đang diễn ra tại thời điểm lập. Khi phát sinh tranh chấp, đây có thể là một nguồn chứng cứ để Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền xem xét cùng với toàn bộ các tài liệu khác của vụ việc.

Sau nhiều năm hành nghề, chúng tôi nhận ra rằng những doanh nghiệp phát triển bền vững thường không phải là những doanh nghiệp không có bất đồng. Ngược lại, họ vẫn có những cuộc tranh luận rất gay gắt, những quan điểm trái chiều và những quyết định khó khăn. Điều tạo nên sự khác biệt là họ xây dựng được một cơ chế quản trị minh bạch, tôn trọng quy trình, tôn trọng chứng cứ và luôn chuẩn bị đầy đủ cơ sở để chứng minh rằng mọi quyết định đều được đưa ra một cách công khai, đúng thẩm quyền và đúng trình tự.

Điều đó không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế những tranh chấp nội bộ mà còn tạo dựng niềm tin với cổ đông, nhà đầu tư, đối tác và các tổ chức tín dụng. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, niềm tin là một loại tài sản vô hình nhưng có giá trị rất lớn. Niềm tin ấy không được tạo nên bằng những lời cam kết, mà bằng sự minh bạch trong từng quyết định, từng cuộc họp và từng quy trình quản trị.

Có người cho rằng doanh nghiệp chỉ cần giỏi kinh doanh là đủ. Nhưng dưới góc nhìn của người làm nghề, chúng tôi cho rằng một doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài còn cần biết cách bảo vệ những quyết định của mình bằng các chứng cứ khách quan ngay từ khi mọi việc vẫn đang diễn ra trong sự đồng thuận.

Bởi cuối cùng, điều mà một doanh nghiệp cần không chỉ là lợi nhuận. Điều họ cần hơn cả là sự minh bạch để giữ vững niềm tin, là những chứng cứ được lưu giữ đúng thời điểm để bảo vệ những quyết định đã được đưa ra và là một nền tảng quản trị đủ vững chắc để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững qua nhiều thế hệ.

Đó cũng là giá trị mà người làm nghề Thừa phát lại luôn mong muốn góp phần mang lại trong mỗi buổi làm việc mà mình được doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn đồng hành.

1. Vì sao nên chọn Thừa phát lại Mekong?

Văn phòng Thừa phát lại Mekong là đơn vị hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật, chuyên cung cấp dịch vụ lập vi bằng và các dịch vụ pháp lý liên quan cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Cam kết dịch vụ:

• Lập vi bằng đúng quy định – đúng thẩm quyền;
• Ghi nhận khách quan, trung thực, rõ ràng;
• Hình ảnh, video đầy đủ, chi tiết;
• Tư vấn kỹ trước khi lập để tránh sai mục đích;
• Có mặt nhanh theo yêu cầu;
• Hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ, cuối tuần;
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

2. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong

Chi phí lập vi bằng không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Giá trị giao dịch
• Địa điểm lập vi bằng (tại văn phòng hay tận nơi)
• Thời gian thực hiện (giờ hành chính hay ngoài giờ)
• Mức độ phức tạp của nội dung

Trước khi tiến hành lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại Mekong sẽ trao đổi và tư vấn cụ thể giúp khách hàng hiểu rõ phạm vi công việc và mức chi phí dự kiến, từ đó chủ động quyết định việc thực hiện. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong chỉ từ 2.000.000 đồng/vi bằng (tùy từng trường hợp cụ thể).

Liên hệ Văn phòng Thừa phát lại Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:

Trụ sở: A31 đường Số 02, Phú Nhơn, Châu Thành, thành phố Cần Thơ

Hotline: 0918 625 040

Email: contact@thuaphatlaimekong.com

Website: thuaphatlaimekong.com

Văn phòng Thừa phát lại Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời.