1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn của việc lập vi bằng bảo lưu tài liệu

Khái quát về nhu cầu bảo lưu tài liệu trong thực tế

Trong đời sống dân sự, kinh doanh và hoạt động quản lý, rất nhiều loại giấy tờ, tài liệu có giá trị pháp lý quan trọng nhưng lại dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc biến dạng theo thời gian. Nhiều trường hợp tại thời điểm hiện tại, tài liệu chưa phát sinh tranh chấp hoặc chưa thể hiện rõ giá trị, nhưng về sau lại trở thành chứng cứ quan trọng để chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Một số tài liệu thường cần được bảo lưu gồm:

• Hóa đơn mua bán;
• Giấy biên nhận giao tiền;
• Hợp đồng viết tay;
• Tài liệu nội bộ doanh nghiệp;
• Hồ sơ giao dịch;
• Giấy tờ liên quan quyền sở hữu tài sản;
• Tin nhắn, email, dữ liệu điện tử;
• Hồ sơ lưu trữ phục vụ tố tụng hoặc thanh tra.

Trên thực tế, nhiều người gặp tình huống:

• Tài liệu bị rách, mờ chữ theo thời gian;
• Hóa đơn bị mất, phai mực;
• Dữ liệu điện tử bị xóa;
• Tài liệu bị chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung;

Không chứng minh được thời điểm tài liệu tồn tại.

Khi xảy ra tranh chấp, vấn đề lớn nhất thường là: không còn tài liệu nguyên vẹn hoặc không chứng minh được tính xác thực của tài liệu tại thời điểm trước đó.

Chính vì vậy, lập vi bằng bảo lưu tài liệu trở thành giải pháp pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận tình trạng tồn tại thực tế của tài liệu tại một thời điểm xác định.

Cơ sở pháp lý của việc lập vi bằng bảo lưu tài liệu

Theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

Vi bằng có thể được sử dụng:

• Làm nguồn chứng cứ trong xét xử;
• Làm căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp;
• Hỗ trợ giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Trong lĩnh vực bảo lưu tài liệu, Thừa phát lại có thể ghi nhận:

• Sự tồn tại của tài liệu;
• Nội dung tài liệu tại thời điểm ghi nhận;
• Tình trạng nguyên vẹn hoặc hư hỏng;
• Quá trình giao nhận, lưu giữ tài liệu;
• Dữ liệu điện tử, email, hình ảnh, tin nhắn.

Vi bằng không thay thế hoạt động công chứng hoặc chứng thực, nhưng có giá trị đặc biệt trong việc “đóng băng” hiện trạng tài liệu tại thời điểm lập vi bằng.

Ý nghĩa thực tiễn của việc bảo lưu tài liệu bằng vi bằng

Trong nhiều tranh chấp dân sự, thương mại hoặc lao động, tài liệu chính là “chìa khóa” quyết định khả năng bảo vệ quyền lợi của các bên.

Tuy nhiên:

• Giấy tờ giấy dễ hư hỏng theo thời gian;
• Dữ liệu điện tử có thể bị xóa hoặc chỉnh sửa;
• Việc lưu trữ cá nhân thường thiếu chuyên nghiệp;
• Các bên dễ phủ nhận nội dung đã tồn tại trước đó.

Vi bằng giúp:

• Ghi nhận khách quan tình trạng tài liệu;
• Tạo dấu mốc thời gian rõ ràng;
• Ngăn ngừa tranh chấp về việc sửa đổi, giả mạo tài liệu;
• Hạn chế việc chối bỏ trách nhiệm.

Đặc biệt, đối với dữ liệu điện tử như email, tin nhắn, nội dung website hoặc file mềm, vi bằng là một trong những công cụ hữu hiệu để lưu giữ chứng cứ trước nguy cơ bị xóa hoặc thay đổi.

2. Lợi ích và giá trị của việc lập vi bằng bảo lưu tài liệu

Ghi nhận sự tồn tại của tài liệu tại thời điểm xác định

Vi bằng giúp xác định:

• Tài liệu đang tồn tại;
• Nội dung tài liệu tại thời điểm lập;
• Hình thức, tình trạng tài liệu;
• Người đang quản lý, lưu giữ tài liệu.

Điều này đặc biệt quan trọng khi:

• Tài liệu có nguy cơ bị thất lạc;
• Nội dung dễ bị thay đổi;
• Các bên có khả năng phát sinh tranh chấp sau này.
• “Đóng băng” hiện trạng tài liệu

Một trong những giá trị lớn nhất của vi bằng là:

Cố định hiện trạng tài liệu tại thời điểm lập vi bằng.

Thông qua hình ảnh, video và mô tả của Thừa phát lại, vi bằng giúp:

• Ngăn chặn việc sửa đổi nội dung;
• Hạn chế tranh cãi về tính nguyên gốc;
• Xác định rõ tình trạng tài liệu trước khi bị hư hỏng hoặc mất mát.

Tạo nguồn chứng cứ hợp pháp

Theo quy định pháp luật tố tụng, vi bằng là nguồn chứng cứ hợp pháp.

Vi bằng có thể được sử dụng:

• Trong tố tụng dân sự;
• Trong tranh chấp thương mại;
• Trong giải quyết lao động;
• Trong hoạt động thanh tra, kiểm tra;
• Khi khiếu nại, tố cáo.

Giá trị của vi bằng nằm ở:

• Tính khách quan;
• Do Thừa phát lại trực tiếp ghi nhận;
• Có đăng ký tại Sở Tư pháp;
• Có hình ảnh, video kèm theo.

Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Việc bảo lưu tài liệu bằng vi bằng giúp:

• Chứng minh giao dịch đã diễn ra;
• Chứng minh nghĩa vụ các bên;
• Bảo vệ quyền tài sản;

Giảm rủi ro pháp lý khi xảy ra tranh chấp.

Đối với doanh nghiệp, vi bằng còn hỗ trợ:

• Lưu trữ hồ sơ nội bộ;
• Kiểm soát quy trình giao nhận tài liệu;
• Bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng.

Hạn chế nguy cơ giả mạo hoặc phủ nhận tài liệu

Trong nhiều trường hợp, một bên có thể:

• Phủ nhận chữ viết;
• Phủ nhận việc nhận tài liệu;
• Cho rằng tài liệu đã bị sửa đổi;
• Không thừa nhận nội dung giao dịch.

Vi bằng giúp giảm đáng kể các tranh cãi này vì:

• Có thời điểm xác lập rõ ràng;
• Có sự chứng kiến của Thừa phát lại;
• Có hồ sơ lưu trữ hợp pháp.

3. Các trường hợp thường lập vi bằng bảo lưu tài liệu

Bảo lưu hóa đơn, chứng từ

• Hóa đơn mua bán tài sản;
• Phiếu thu, phiếu chi;
• Chứng từ giao nhận tiền;
• Hóa đơn điện tử.

Bảo lưu hợp đồng, giấy tờ giao dịch

• Hợp đồng viết tay;
• Giấy vay tiền;
• Thỏa thuận dân sự
• Biên bản giao nhận tài sản.

Bảo lưu dữ liệu điện tử

• Email;
• Tin nhắn;
• Nội dung website;
• File mềm;
• Dữ liệu lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại.

Bảo lưu tài liệu nội bộ doanh nghiệp

• Quy trình làm việc;
• Báo cáo nội bộ;
• Hồ sơ kế toán;
• Hồ sơ nhân sự;
• Tài liệu quản trị doanh nghiệp.

Bảo lưu tài liệu phục vụ tranh chấp

• Chứng cứ trước khi khởi kiện;
• Tài liệu có nguy cơ bị tiêu hủy;
• Hồ sơ phục vụ khiếu nại, tố cáo;
• Tài liệu liên quan nghĩa vụ tài chính.

4. Quy trình lập vi bằng bảo lưu tài liệu

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Người yêu cầu cung cấp:

• Thông tin cá nhân/tổ chức;
• Nội dung tài liệu cần bảo lưu;
• Mục đích ghi nhận;
• Tài liệu liên quan.

Bước 2: Tư vấn và đánh giá

Thừa phát lại:

• Kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu;
• Xác định phạm vi lập vi bằng;
• Tư vấn phương án ghi nhận phù hợp.

Bước 3: Tiến hành ghi nhận

Thừa phát lại trực tiếp:

• Kiểm tra tài liệu;
• Ghi nhận nội dung, hình thức;
• Chụp ảnh, quay video;
• Ghi nhận quá trình giao nhận hoặc lưu giữ.

Bước 4: Soạn thảo vi bằng

Nội dung vi bằng gồm:

• Thời gian, địa điểm lập;
• Mô tả tài liệu;
• Tình trạng tài liệu;
• Diễn biến ghi nhận;
• Hình ảnh, video kèm theo.

Bước 5: Hoàn thiện và đăng ký

Vi bằng được:

• Ký tên, đóng dấu;
• Đăng ký tại Sở Tư pháp;
• Hoàn tất giá trị pháp lý theo quy định.

5. Vì sao nên chọn Thừa hành viên Mekong?

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong là đơn vị hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật, chuyên cung cấp dịch vụ lập vi bằng và các dịch vụ pháp lý liên quan cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Cam kết dịch vụ:

• Lập vi bằng đúng quy định – đúng thẩm quyền;
• Ghi nhận khách quan, trung thực, rõ ràng;
• Hình ảnh, video đầy đủ, chi tiết;
• Tư vấn kỹ trước khi lập để tránh sai mục đích;
• Có mặt nhanh theo yêu cầu;
• Hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ, cuối tuần;
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

6. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong

Chi phí lập vi bằng không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Giá trị giao dịch
• Địa điểm lập vi bằng (tại văn phòng hay tận nơi)
• Thời gian thực hiện (giờ hành chính hay ngoài giờ)
• Mức độ phức tạp của nội dung

Trước khi tiến hành lập vi bằng, Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong sẽ trao đổi và tư vấn cụ thể giúp khách hàng hiểu rõ phạm vi công việc và mức chi phí dự kiến, từ đó chủ động quyết định việc thực hiện. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong chỉ từ 2.000.000 đồng/vi bằng (tùy từng trường hợp cụ thể).

Liên hệ Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:

Trụ sở: A31 đường Số 02, Phú Nhơn, Châu Thành, thành phố Cần Thơ

Hotline: 0918 625 040

Email: contact@thuaphatlaimekong.com

Website: thuaphatlaimekong.com

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời.