Trong hoạt động mua bán hàng hóa hiện nay, việc giao nhận hàng diễn ra mỗi ngày với số lượng rất lớn, từ giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cho đến mua bán online, thương mại điện tử, phân phối hàng hóa, vật tư, thiết bị… Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa được giao cũng đúng như cam kết ban đầu. Nhiều trường hợp bên mua nhận được hàng bị lỗi, hàng kém chất lượng, sai mẫu mã, thiếu số lượng, hàng hư hỏng hoặc không đúng tiêu chuẩn đã thỏa thuận.

Khi phát sinh tranh chấp, rất nhiều người rơi vào tình huống “không có chứng cứ” để chứng minh hàng được giao thực tế khác với nội dung hợp đồng hoặc cam kết giữa các bên. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn lập vi bằng ghi nhận việc giao hàng không đúng chất lượng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

1. Vi bằng là gì? Vai trò của vi bằng trong việc ghi nhận hàng hóa không đúng chất lượng

Theo quy định pháp luật hiện hành, vi bằng là văn bản do Thừa phát lại trực tiếp lập để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật diễn ra trên thực tế. Vi bằng được sử dụng làm nguồn chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp giao hàng không đúng chất lượng, vi bằng giúp ghi nhận khách quan tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm nhận hàng hoặc kiểm tra hàng hóa. Đây là một dạng chứng cứ có giá trị rất lớn nếu sau này xảy ra tranh chấp liên quan đến:

• Hàng hóa bị lỗi;
• Hàng giả, hàng nhái;
• Hàng không đúng mô tả;
• Hàng không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật;
• Hàng bị hư hỏng khi vận chuyển;
• Giao sai chủng loại, quy cách;
• Thiếu số lượng hàng;
• Hàng đã qua sử dụng nhưng giao như hàng mới;
• Máy móc thiết bị không vận hành được;
• Nguyên vật liệu không đúng chất lượng cam kết.

Thay vì chỉ tự chụp hình, quay video hoặc nhắn tin phản ánh, việc lập vi bằng giúp chứng cứ có tính khách quan và độ tin cậy cao hơn rất nhiều.

2. Vì sao nên lập vi bằng khi phát hiện giao hàng không đúng chất lượng?

Ghi nhận tình trạng thực tế ngay tại thời điểm xảy ra sự việc

Một trong những vấn đề quan trọng nhất khi tranh chấp hàng hóa xảy ra là yếu tố thời điểm. Nếu không ghi nhận ngay khi phát hiện sự việc, bên bán hoàn toàn có thể cho rằng:

• Hàng hóa bị hư do bên mua bảo quản sai;
• Bên mua tự thay đổi hiện trạng hàng;
• Hàng hóa đã bị sử dụng trước khi khiếu nại;
• Không có căn cứ chứng minh lỗi xuất phát từ bên bán.

Vi bằng giúp ghi nhận hiện trạng thực tế ngay tại thời điểm phát hiện vấn đề, hạn chế việc các bên chối bỏ trách nhiệm về sau.

Tăng giá trị chứng cứ khi làm việc với đối tác

Nhiều trường hợp bên mua phản ánh bằng lời nói hoặc gửi hình ảnh nhưng bên bán vẫn không hợp tác xử lý. Khi có vi bằng do Thừa phát lại lập, đối tác thường sẽ nghiêm túc hơn trong việc thương lượng, bồi thường hoặc đổi trả hàng hóa vì họ hiểu rằng bên mua đã chuẩn bị chứng cứ pháp lý.

Điều này giúp tăng khả năng giải quyết tranh chấp nhanh chóng mà chưa cần đưa vụ việc ra Tòa án.

Hỗ trợ khởi kiện nếu tranh chấp kéo dài

Nếu hai bên không thể tự thỏa thuận, vi bằng có thể trở thành tài liệu quan trọng phục vụ quá trình:

• Khởi kiện dân sự
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại
• Khiếu nại hợp đồng mua bán
• Yêu cầu hoàn tiền
• Yêu cầu đổi trả hàng
• Yêu cầu xử lý hành vi gian dối thương mại

Trong thực tế, nhiều vụ tranh chấp thất bại chỉ vì không đủ chứng cứ chứng minh chất lượng hàng hóa tại thời điểm giao nhận.

Phù hợp với cả cá nhân và doanh nghiệp

Không chỉ doanh nghiệp lớn mới cần lập vi bằng. Hiện nay, rất nhiều cá nhân kinh doanh online, chủ shop, đại lý, nhà phân phối, công ty sản xuất, chủ công trình… cũng sử dụng vi bằng để bảo vệ quyền lợi khi nhận hàng không đúng cam kết.

Đặc biệt với các lô hàng có giá trị lớn, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, nội thất, hàng điện tử hoặc nguyên vật liệu sản xuất, việc lập vi bằng càng quan trọng.

3. Vi bằng ghi nhận giao hàng không đúng chất lượng sẽ ghi nhận những gì?

Thông tin giao nhận hàng hóa:

• Thời gian nhận hàng;
• Địa điểm giao nhận;
• Người giao hàng;
• Đơn vị vận chuyển;
• Thông tin kiện hàng;
• Mã đơn hàng;
• Hóa đơn, phiếu giao hàng.

Hiện trạng thực tế của hàng hóa:

• Hàng bị móp méo, hư hỏng;
• Hàng lỗi kỹ thuật;
• Hàng sai màu sắc, kích thước;
• Sai mẫu mã;
• Sai chủng loại;
• Hàng cũ, hàng đã qua sử dụng;
• Máy móc không hoạt động;
• Bao bì rách, vỡ;
• Hàng hóa có dấu hiệu kém chất lượng.

Quá trình mở hàng, kiểm tra hàng:

• Khui kiện hàng;
• Kiểm tra số lượng;
• Kiểm tra vận hành;
• Đối chiếu hợp đồng;
• Đối chiếu mẫu mã;
• Thử nghiệm sản phẩm.

Nội dung làm việc giữa các bên: nếu có trao đổi trực tiếp với bên bán, đơn vị vận chuyển hoặc đại diện giao hàng, vi bằng cũng có thể ghi nhận các phát ngôn, phản hồi hoặc thái độ hợp tác của các bên liên quan.

4. Những trường hợp nên lập vi bằng càng sớm càng tốt

Nhiều người chỉ tìm đến vi bằng khi tranh chấp đã kéo dài, nhưng lúc này việc thu thập chứng cứ thường khó khăn hơn rất nhiều. Trên thực tế, nên lập vi bằng ngay khi xuất hiện các dấu hiệu sau:

• Phát hiện hàng hóa bị lỗi nghiêm trọng;
• Đối tác có dấu hiệu né tránh trách nhiệm;
• Hàng hóa giá trị lớn;
• Hàng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
• Thi công công trình bị chậm do vật tư không đạt chất lượng;
• Máy móc không vận hành được;
• Hàng hóa không đúng hợp đồng;
• Bên bán không chịu đổi trả;
• Có dấu hiệu giao hàng giả, hàng nhái.

Việc lập vi bằng sớm giúp giữ nguyên hiện trạng và hạn chế nguy cơ mất chứng cứ.

5. Vi bằng có thay thế kiểm định chất lượng hay không?

Đây là vấn đề nhiều người nhầm lẫn.

Vi bằng không thay thế hoạt động giám định hoặc kiểm định chuyên môn. Thừa phát lại không kết luận hàng hóa “đạt chuẩn” hay “không đạt chuẩn” về mặt kỹ thuật chuyên sâu. Tuy nhiên, vi bằng có giá trị rất lớn trong việc ghi nhận hiện trạng thực tế khách quan của hàng hóa tại thời điểm xảy ra sự việc.

Ví dụ:

• Ghi nhận máy không khởi động được;
• Ghi nhận màn hình bị nứt;
• Ghi nhận hàng bị mốc, hỏng;
• Ghi nhận số lượng thiếu;
• Ghi nhận hàng khác mẫu quảng cáo;
• Ghi nhận vật liệu bị cong vênh, nứt gãy.

Trong nhiều trường hợp, vi bằng còn được sử dụng kết hợp với kết quả giám định để tăng sức thuyết phục của chứng cứ.

6. Giá trị pháp lý của vi bằng trong tranh chấp giao hàng

Vi bằng được xem là nguồn chứng cứ theo quy định pháp luật. Tòa án và cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét vi bằng trong quá trình giải quyết vụ việc. Một vi bằng được lập đúng trình tự thường có giá trị cao hơn việc:

• Tự quay video;
• Tự chụp ảnh;
• Tự viết xác nhận;
• Tự chụp tin nhắn trao đổi.

Bởi lẽ, vi bằng có sự chứng kiến trực tiếp của Thừa hành viên – người có chức năng lập vi bằng theo quy định pháp luật.

7. Chi phí lập vi bằng

Chi phí lập vi bằng không có mức cố định mà phụ thuộc vào:

• Tính chất vụ việc;
• Khoảng cách di chuyển;
• Thời gian thực hiện;
• Mức độ phức tạp.

Trước khi tiến hành lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại Mekong sẽ trao đổi và tư vấn cụ thể giúp khách hàng hiểu rõ phạm vi công việc và mức chi phí dự kiến, từ đó chủ động quyết định việc thực hiện. Chi phí lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Mekong chỉ từ 2.000.000 đồng/vi bằng (tùy từng trường hợp cụ thể).

8. Vì sao nên chọn Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong?

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong là đơn vị hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật, chuyên cung cấp dịch vụ lập vi bằng và các dịch vụ pháp lý liên quan cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Cam kết dịch vụ:

• Lập vi bằng đúng quy định – đúng thẩm quyền;
• Ghi nhận khách quan, trung thực, rõ ràng;
• Hình ảnh, video đầy đủ, chi tiết;
• Tư vấn kỹ trước khi lập để tránh sai mục đích;
• Có mặt nhanh theo yêu cầu;
• Hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ, cuối tuần;
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.

Liên hệ Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong để được tư vấn và lập vi bằng:

Trụ sở: A31 đường Số 02, Phú Nhơn, Châu Thành, thành phố Cần Thơ

Hotline: 0918 625 040

Email: contact@thuaphatlaimekong.com

Website: thuaphatlaimekong.com

Văn phòng Thi hành án dân sự Mekong hỗ trợ lập vi bằng tận nơi theo yêu cầu, có mặt nhanh tại địa điểm lập vi bằng, kể cả ngoài giờ hành chính và cuối tuần, ngày lễ đảm bảo việc ghi nhận sự kiện diễn ra khách quan, trung thực và kịp thời.